Seguimiento de los gastos de los proyectos: consejos esenciales y mejores soluciones

El seguimiento de los gastos del proyecto puede, en la práctica, determinar el éxito o el fracaso del enfoque de gestión del proyecto. Mediante el uso específico de una herramienta de seguimiento de los costes del proyecto, los gastos directos e indirectos, como ropa, gastos de oficina, materiales y reservas, pueden desglosarse fácilmente en las distintas categorías contables, de modo que se puede acceder a ellos sin demasiada dificultad. Gracias a la introducción de un informe detallado de gastos, a su organización le resultará más fácil controlar y gestionar los presupuestos del proyecto e incluso hacerse una idea de los presupuestos potenciales al realizar una previsión.

Por ejemplo, las principales soluciones de gestión de gastos cuentan con herramientas que le permiten saber cuánto cuesta un proyecto, cómo elaborar el presupuesto, cómo clasificar dichos gastos e incluso cómo prever los gastos incurridos. Estas herramientas también reducen la gestión manual o el procesamiento de la gestión de gastos, que a menudo supone un quebradero de cabeza, y crean una ventaja competitiva en la gestión de costes.

Por qué no se puede subestimar el seguimiento de los gastos de los proyectos

El seguimiento de los gastos en los proyectos ya no es solo una opción, sino un requisito necesario para una gestión eficaz del gasto. Al realizar un proyecto, la dirección debe supervisar de forma constante y flexible todos los gastos, tanto directos como indirectos, incurridos en el ámbito del proyecto. Esto muestra cómo se distribuyen los presupuestos financieros de un proyecto y garantiza que no se superen los presupuestos asignados al mismo.

Con la herramienta adecuada para el seguimiento de los costes de los proyectos, una empresa puede crear presupuestos eficaces, establecer categorías y alcances de gastos e incluso prever los costes futuros en tiempo real. Esto es fundamental, ya que permite a los gestores de proyectos tomar decisiones informadas, garantizando así el éxito del proyecto.

Con herramientas como Bonsai, puedes ir un paso más allá para garantizar que los gastos se controlen sin esfuerzo y con mayor precisión. Bonsai permite a los gestores de proyectos realizar un seguimiento de los gastos en tiempo real y ofrece una visión clara de dónde va el dinero, lo que permite tomar decisiones más rápidas y mejor informadas. Esto reduce el riesgo de sobrecostos y ayuda a mantener su proyecto dentro del presupuesto.

La importancia de la gestión de gastos en la gestión de proyectos

La gestión de gastos es el aspecto de la gestión de proyectos que permite realizar un seguimiento de los costes del proyecto y controlarlos de manera eficiente. Esto se lleva a cabo mediante la planificación y el control de los presupuestos del proyecto y, de esta manera, la gestión de gastos ayuda a garantizar que se eviten los sobrecostes y mejora los presupuestos financieros. La herramienta de seguimiento del presupuesto de gestión de proyectos permite a los equipos realizar un seguimiento tanto de los gastos directos como indirectos del presupuesto, lo que permite que todos los informes de gastos estén en orden.

Además, disponer de múltiples categorías de gastos permite comprender mejor dónde se gasta el dinero. Además de lo anterior, el seguimiento de los gastos del proyecto contribuye a elaborar un plan de gastos, lo que facilita la previsión del flujo de caja y garantiza así la rentabilidad y la sostenibilidad del proyecto.

Ventajas de un control adecuado de los gastos del proyecto

Un seguimiento adecuado de la gestión de gastos de los proyectos da como resultado una buena gestión de los gastos y el cumplimiento de los presupuestos establecidos para los proyectos, lo que mejora la gestión financiera. Permite la clasificación en tiempo real de las entradas y salidas de fondos en las distintas clasificaciones de gastos. Esto permite proyectar la asignación de tal manera que se puedan determinar tanto los gastos fijos como los variables.

El uso de una herramienta para el seguimiento de los gastos del proyecto puede facilitar el proceso y ayudar a minimizar las posibilidades de cometer errores presupuestarios. Debería poder generar informes de gastos completos. Por lo tanto, en cada proyecto, una herramienta de gestión de proyectos de esta naturaleza es muy importante para ayudar a controlar los gastos de manera eficiente.

Características clave que hay que buscar en las herramientas de seguimiento de gastos de proyectos

En lo que respecta a las herramientas de seguimiento de gastos de proyectos, es muy importante prestar atención a aquellas que faciliten la gestión de los gastos y los presupuestos de los proyectos. Entre los aspectos importantes de esta funcionalidad se debe incluir la disponibilidad de informes financieros comprensibles que permitan clasificar todos los gastos como directos o indirectos, e incluso en categorías específicas, para una mejor gestión de los presupuestos financieros. Además, dicha herramienta de gestión de costes del proyecto debería utilizarse para las actividades del proyecto en las que sea posible prever los gastos. Las técnicas de previsión sin duda ayudarán en la planificación de los gastos presupuestarios y en el control de los excesos. En definitiva, una potente aplicación de gestión de proyectos con seguimiento presupuestario debe contar con una potente aplicación de gestión presupuestaria de proyectos que facilite el seguimiento del presupuesto del proyecto.

Seguimiento de gastos móviles

En el proceso de gestión de un proyecto, uno de los muchos aspectos que se tendrán en cuenta es la gestión de las finanzas del proyecto. El seguimiento de gastos móviles permite realizar un seguimiento de los gastos y costes de los proyectos, ya que permite determinar inmediatamente después de su desembolso el destino del dinero. Esto puede aliviar los problemas de gasto futuros, ya que mejorará la gestión actual de los costes y la presupuestación de los proyectos.

Nuestros sistemas de software de seguimiento presupuestario para la gestión de proyectos, especialmente diseñados a medida, permiten al usuario dividir los costes en gastos directos, gastos indirectos y gastos presupuestarios, también conocidos como costes controlables. Estos se pueden consultar en los menús de gastos, cuyos desgloses se realizan por categorías de gastos útiles para predecir gastos futuros. Por lo tanto, el control de gastos en tiempo real se perfila como un componente importante de la planificación presupuestaria financiera.

Capacidades de integración

La solución de gestión de costes que ofrecemos cuenta con excelentes capacidades de integración, lo que garantiza el pleno rendimiento del sistema de software centrado en el seguimiento de los costes de los proyectos y la gestión de los gastos. Atrás quedaron los días en que el seguimiento de los costes de los proyectos y la gestión del presupuesto eran un quebradero de cabeza.

La herramienta de seguimiento del presupuesto para la gestión de proyectos cuenta con funciones como la división de categorías de gastos en gastos directos e indirectos, lo que permite una presupuestación y una previsión financiera claras. Las previsiones de gastos futuros realizadas a partir de las respuestas proporcionadas sobre los gastos ayudarán a controlar los gastos generales del proyecto.

Además, también facilita la elaboración de informes de gastos detallados y completos, que se consideran necesarios para un cálculo adecuado de los costes del proyecto y, por lo tanto, para una gestión satisfactoria de los mismos.

Informes personalizables

A través de la interfaz de gestión de proyectos que proporcionamos, puede mejorar sus informes seleccionando las características que desea que se tengan en cuenta en el informe. A la hora de realizar un seguimiento de los aspectos económicos de su proyecto a medida que se va implementando, resultan muy útiles funciones como el seguimiento de los gastos del proyecto, la gestión de costes y los gastos presupuestarios, entre otras.

Además, la herramienta para el seguimiento de los costes y el presupuesto del proyecto mejora el proceso de categorización de los costes directos e indirectos. De este modo, se pueden controlar los presupuestos financieros y restringir los presupuestos del proyecto a los límites deseados. Además, gestionan cada una de las categorías de gastos y elaboran informes detallados para obtener información completa sobre los gastos realizados.

Acceso móvil y basado en la nube

A medida que mejora la tecnología, también lo hacen los diferentes procesos de gestión de proyectos, como la gestión de costes, el seguimiento de los costes del proyecto y el seguimiento de los gastos del proyecto. Esto ha sido posible especialmente gracias a la presencia de soluciones móviles y en la nube.

Estas soluciones ofrecen interfaces de usuario y presupuestarias altamente interactivas, diseñadas para ayudar al equipo de gestión de proyectos a administrar el presupuesto establecido para el proyecto. También permiten configurar, supervisar y gestionar diferentes categorías de gastos, como los gastos presupuestados y los gastos directos e indirectos. También proporcionan transparencia y responsabilidad en las actividades financieras de una organización al poner a disposición aspectos tales como previsiones de gastos e informes de gastos.

En conclusión, estas herramientas móviles y basadas en la nube para el seguimiento de los costes y el presupuesto de los proyectos son muy importantes para simplificar la diversidad de transacciones financieras en cualquier proyecto.

La función de seguimiento de gastos móviles basada en la nube de Bonsai va un paso más allá. Puedes controlar tus gastos desde cualquier lugar, lo que te permite mantenerte al tanto de las finanzas de tu proyecto, ya sea que estés en la oficina o de viaje. Las actualizaciones en tiempo real significan que siempre tendrás los datos más precisos al alcance de la mano.

Consejos esenciales para un seguimiento eficaz de los gastos de los proyectos

Sin embargo, todas las organizaciones deben contar con un procedimiento para controlar los gastos. Estas herramientas de gestión de riesgos no solo controlan los gastos de viaje, sino que también fomentan la planificación financiera. Las reglas para organizar las herramientas son similares a las que se aplican al utilizarlas en los viajes. Cada paso relacionado con los viajes debe estar definido por la política de viajes (quién, cuándo, dónde, cuánto).

Además, la política sobre informes de gastos debería incluir algo como: «Se exigirán informes de gastos rutinarios». De esta manera, cada vez que hay gastos presupuestarios, se analizan regularmente sin el riesgo de perder el control financiero del proyecto durante su desarrollo.

Modificar y volver a redactar los presupuestos con regularidad.

Tras la aprobación de un proyecto por parte del organismo matriz, es importante llevar un control de los gastos incurridos. Aunque la supervisión de dichos presupuestos no puede eliminar por completo la indisciplina presupuestaria, sí permite limitar su nivel previsto dentro de ciertos límites aceptables.

Un sistema registrado de gestión presupuestaria es una herramienta útil para el seguimiento de los gastos de los proyectos, ya que permite acceder fácilmente a los informes de gastos, eliminando el cuello de botella que supone mantenerse al día con las evaluaciones de gastos y facilitando así la distribución adecuada de los gastos dentro del presupuesto. También se ha demostrado que cuando se llevan a cabo procedimientos de presupuestación, resulta fácil realizar proyecciones precisas de los gastos, lo que mejora el control de los costes del proyecto.

No olvides nunca que, aunque los presupuestos deben revisarse y actualizarse continuamente, no se trata simplemente de una función de gestión general, sino de una ventaja competitiva adicional. Independientemente de si los gastos se producen en varios tipos de gastos, su revisión es fundamental para detectar problemas y gestionar vulnerabilidades.

Fomentar la participación del equipo en el seguimiento de gastos.

Involucrar a su equipo en el seguimiento de los gastos del proyecto es extremadamente importante para poder cumplir con la política de gastos presupuestarios. Cuando los empleados participan en estas actividades, se familiarizan con los gastos que ello conlleva, directa o indirectamente, de modo que minimizan o contienen las pérdidas. Además, esta actividad colaborativa mejora el nivel de precisión en la previsión de gastos.

La aplicación de la herramienta de seguimiento del presupuesto de gestión de proyectos, así como la herramienta de seguimiento de los costes del proyecto, hace que el seguimiento de los costes del proyecto sea más o menos fluido. Estos sistemas nos permiten clasificar las distintas categorías de gastos y generar informes de gastos de forma sencilla, lo que mejora la capacidad del equipo para controlar eficazmente los presupuestos financieros y de los proyectos.

El mejor software de seguimiento de gastos de proyectos para agencias

Las agencias deben realizar un seguimiento de los gastos del proyecto y controlar sus costes para garantizar la implementación satisfactoria del mismo. La evaluación de herramientas, incluidas las aplicaciones de seguimiento de costes de proyectos y los sistemas de gestión de gastos, tiene por objeto rastrear los costes directos e indirectos, las estimaciones de costes y los informes de costes. Permiten a los usuarios clasificar los gastos y proporcionan mecanismos eficaces de control de costes.

Con una herramienta de supervisión del presupuesto para la gestión de proyectos, las agencias tienen una idea del seguimiento del presupuesto y los costes gastados. Esto permite así la ejecución satisfactoria de los planes de costes del proyecto y, por extensión, de los planes financieros generales. Estas soluciones son componentes clave de una organización eficiente y con visión financiera.

A la hora de seleccionar el mejor software de seguimiento de gastos para agencias, Bonsai se perfila como uno de los principales candidatos gracias a su facilidad de uso y sus potentes funciones de seguimiento financiero. Al automatizar el seguimiento de los gastos, Bonsai permite a los equipos de las agencias centrarse en la ejecución de los proyectos en lugar de perder el tiempo con detalles financieros. Con un sistema que se integra perfectamente en sus flujos de trabajo existentes, Bonsai garantiza que todos los gastos, ya sean directos o indirectos, se registren y clasifiquen de manera eficiente. Esto ayuda a los gestores de proyectos a mantener la disciplina presupuestaria y evitar gastos excesivos, al tiempo que ofrece una total transparencia en los costes del proyecto.

Cómo seleccionar un sistema de gestión de gastos de proyectos adecuado para su agencia

Es necesario adoptar un enfoque holístico para seleccionar una herramienta adecuada de gestión de gastos de proyectos para la agencia. Las características importantes en este caso incluyen un amplio rango de seguimiento de los costes del proyecto, informes de gastos complejos y listas de gastos detalladas. Esto ayuda a evitar pérdidas y permite planificar con precisión los gastos previstos.

El control de los presupuestos de los proyectos y de los presupuestos financieros generales mediante la herramienta seleccionada debe realizarse con facilidad. Este factor también incluye la comprensión de los gastos directos e indirectos. Busque software de gestión de costes de proyectos o herramientas de estimación de costes de proyectos en los que se puedan incluir en el sistema el presupuesto y el presupuesto para gastos imprevistos.

Definición de los requisitos específicos de su agencia

Identificar correctamente los requisitos específicos de su agencia es esencial en el caso del seguimiento de los gastos del proyecto, los gastos presupuestarios y la gestión de los costes. En una situación ideal, su agencia desea un sistema consolidado de gestión de costes y presupuestos de proyectos con capacidad para desglosar los costes directos e indirectos y los recursos financieros disponibles.

Además, este sistema debe ser lo suficientemente flexible como para incorporar otros conceptos de gasto y predecir con precisión el coste de los gastos. Por lo tanto, el escenario deseado es la disponibilidad de presupuestos sólidos para los proyectos y un sistema de control de gastos que elimine cualquier ambigüedad, lo que mejorará la salud financiera general de la organización.

Desde la evaluación de los documentos de gastos hasta el mantenimiento de un software de gestión de proyectos orientado al presupuesto, comprender lo que necesita la agencia contribuye en gran medida a lograr la eficiencia de los recursos. 

Evaluaciones del coste y el retorno de la inversión de la herramienta 

La necesidad de una herramienta de supervisión de los costes del proyecto sirve tanto para supervisar los gastos del proyecto como para gestionar dichos gastos. Su uso tiene un impacto directo en los presupuestos de los proyectos, ya que ofrece plantillas estructuradas de informes de gastos basadas en los tipos de costes en los que se incurrió. El análisis de la gestión de gastos ayuda a aclarar el presupuesto del proyecto a los posibles financiadores; se pueden contabilizar tanto los gastos directos como los indirectos. 

Este recurso también mejora las habilidades de los gerentes en el control de los costes de los proyectos, la elaboración de previsiones precisas de gastos y el mantenimiento de los gastos dentro de los límites presupuestarios. El cálculo del retorno de la inversión (ROI) de la herramienta puede incluir una comparación entre los costes reales derivados de la utilización efectiva del presupuesto y los previstos, así como las salidas de efectivo debidas a desajustes presupuestarios. 

La creciente necesidad de una herramienta de gestión de proyectos orientada al presupuesto mejora la precisión en las finanzas, promueve el control de los costes y reduce los costes y los excesos, lo que ofrece un retorno de la inversión que merece la pena.

Teniendo en cuenta la experiencia del usuario y el proceso de aprendizaje.

En lo que respecta a la experiencia del usuario y la curva de aprendizaje, las soluciones de seguimiento de costes de proyectos y gestión de gastos deben ser intuitivas y fáciles de usar. La aplicación debe tener una interfaz fácil de usar desde la que se puedan añadir y realizar un seguimiento de los costes directos e indirectos de cada categoría de costes. Los usuarios no deberían tener dificultades para adaptarse al cambio de un antiguo enfoque de gestión presupuestaria de proyectos a un moderno sistema de seguimiento del gasto presupuestario de proyectos; debería ser una transición fácil que requiriera una formación mínima.

En el mismo contexto, analizar los gastos presupuestarios, analizar y procesar las reclamaciones de gastos y crear una previsión de gastos no debería ser una tarea complicada. El seguimiento y la gestión eficientes de los gastos de un proyecto son fundamentales para determinar el éxito de dicho proyecto y, por este motivo, es importante contar con un sistema fácil de usar.

Integración del seguimiento de gastos de proyectos en tu agencia

Es importante señalar que, en su agencia, la introducción del seguimiento de los gastos de los proyectos es fundamental para garantizar el control de los costes de los proyectos y que todos los presupuestos de los proyectos se ajusten a los presupuestos financieros. Implica registrar todos los costes reales y previstos, así como las definiciones de clases, en diversos tipos de gastos en los informes de gastos, con el fin de realizar una proyección eficaz de los costes.

El control de costes de los proyectos no genera costes adicionales para ningún servicio según los estándares presupuestarios. Para ello, se recomienda utilizar un software de gestión de costes de proyectos o un software de supervisión de gastos de proyectos. Estos sistemas eliminan esta tediosa actividad mediante la introducción de sistemas automatizados, lo que facilita y hace más eficaz el seguimiento y la supervisión de un proyecto.

En resumen, el seguimiento de los costes de los proyectos es uno de los subtítulos de los gastos presupuestarios y es muy importante en la planificación financiera, la presentación de informes y la toma de decisiones en las agencias.

Formación de tu equipo sobre la nueva herramienta

La introducción de las herramientas de seguimiento del presupuesto para la gestión de proyectos mejorará considerablemente el seguimiento y la gestión de los costes. Muestra el alcance de los presupuestos, en particular las categorías de gastos. Esta herramienta permitirá realizar un seguimiento de todos los gastos de un proyecto, lo que facilitará la gestión tanto de los gastos generales como de los costes directos.

Para sacar el máximo partido a esta herramienta, así como para llevar a cabo un seguimiento del presupuesto y una gestión adecuada de los gastos, nuestro equipo debe recibir la formación adecuada para:

• Familiarícese con la herramienta de seguimiento presupuestario para la gestión de proyectos y utilícela.
• Haga predicciones realistas de los gastos en los que se incurrirá.
• Capturar y procesar los informes de gastos.

Este es el tipo de formación que necesitamos para garantizar el control de los presupuestos y que todos ellos se gestionen y controlen adecuadamente.

Revisión y ajuste rutinarios de los procedimientos de seguimiento de gastos.

Los procedimientos de seguimiento de los gastos de los proyectos rara vez son perfectos a la primera y pueden requerir algunas modificaciones. Se puede esperar un procedimiento eficaz de seguimiento de los costes del proyecto y unos procesos precisos de gestión de gastos mediante una evaluación frecuente y adecuada de estos parámetros. Esto implica asegurarse de que todos los gastos directos e indirectos se hayan registrado en los informes de gastos y de que se utilice correctamente la herramienta de seguimiento del presupuesto para la gestión de gastos.

Es decir, también hay que supervisar en qué medida las previsiones de gastos se ajustan a los presupuestos y a los costes reales incurridos en un proyecto determinado. Esto ayuda a gestionar los costes y proporciona un medio para controlar los gastos antes de que los gastos presupuestados se descontrolen. Por lo tanto, es importante tener en cuenta que el control de los costes no es algo puntual, sino que debe realizarse de forma regular para mantener la integridad de los presupuestos de costes.

Para simplificar el seguimiento de los gastos de los proyectos de tu agencia y tomar el control de las finanzas de tus proyectos, regístrate hoy mismo en Bonsai. Regístrese para acceder a una prueba gratuita de 7 días y compruebe de primera mano cómo Bonsai puede optimizar el seguimiento de sus gastos, mantener sus presupuestos bajo control y mejorar el éxito de sus proyectos.