Plantilla de factura de notario

Sus servicios como notario público son esenciales para prevenir el fraude, ya que certifican la credibilidad de los firmantes en documentos y transacciones importantes. Usted dedica mucho tiempo y esfuerzo a gestionar su negocio de notaría de forma profesional, y merece que le paguen puntualmente por todo su arduo trabajo. Del mismo modo, sus clientes merecen facturas claras y detalladas que reflejen su profesionalidad y les garanticen que están obteniendo lo que pagan.

Especialmente si gestionas tu negocio tú solo, sabes que las tareas administrativas, como la facturación, pueden ocupar una gran parte de tu jornada, y lo último que deseas es dedicar horas no facturables a crear facturas para cada uno de tus clientes cada vez que se necesita un pago. Por eso, contar con una plantilla de factura notarial bien diseñada puede suponer un verdadero cambio revolucionario.

Al disponer de un formulario prellenado que puedes adaptar fácilmente al tipo de trabajo y al cliente, ahorrarás tiempo y seguirás contando con un proceso de facturación sólido que te garantiza el pago puntual. El éxito de su plantilla de factura de notario público reside en los elementos que incluye en ella, y debe asegurarse de que todos los detalles importantes estén cubiertos en cada ocasión. Repasemos la información importante que debes incluir.

Elementos esenciales de una plantilla de factura de notario

Al crear tu plantilla de factura de notario, es importante incluir todos los gastos, datos de contacto y diversos tipos de opciones de pago para garantizar que te paguen más rápido y mantener una relación saludable con tus clientes. Estos son los elementos básicos pero esenciales que deben incluirse en las facturas notariales impecables.

Información Empresarial

En primer lugar, la plantilla de factura de notario debe incluir su información, como su nombre completo (o el nombre de la empresa si está registrada de otra manera), número de teléfono y dirección comercial. También puede añadir a esta sección cualquier servicio notarial especializado que ofrezca (declaración jurada, oficiante de bodas, etc.). Para personalizar aún más tu plantilla de factura y hacerla más llamativa, añade imágenes de un notario público o el logotipo de tu empresa, si lo tienes.

Número y fecha de la factura

Todas tus facturas notariales deben tener un número de factura único. Esto le ayudará a llevar un mejor control de los pagos y a tener la documentación más organizada a la hora de declarar los impuestos. Además, incluya la fecha de la factura, que debe ser la fecha en que se envió la factura, no la fecha en que se generó, para que pueda determinar la fecha de vencimiento del pago, aplicar cualquier recargo por demora y transmitir a su cliente la urgencia de realizar el pago sin demora. La fecha de vencimiento de la factura se puede especificar aquí o más adelante, en la sección de pagos.

Información del cliente

A continuación, incluya una sección con la información de su cliente, como el nombre completo, el número de teléfono y la dirección. Si envía una factura electrónica, añada el número de factura del cliente. Si procede, también puede incluir el nombre de los testigos, así como sus datos de contacto.

Servicios notariales prestados

En esta sección, se requiere una lista detallada de todos los servicios notariales prestados. Asegúrese de especificar el tipo de servicio, por ejemplo, la validación del contenido de una caja de seguridad o del número de identificación de un vehículo, o el documento notarial. Añada los detalles necesarios para explicar esta sección sin excederse, ya que esto ayudará a evitar cualquier confusión sobre lo que se está pagando. Estos detalles podrían ser la fecha de la firma o el lugar/ubicación de la certificación notarial.

Otros gastos

Si prestó algún servicio adicional que supuso gastos adicionales, incluya una breve descripción por separado después de enumerar los servicios prestados. Estos pueden ser cargos por fotocopias o faxes, servicios de mensajería de documentos, gastos de viaje y servicios fuera del horario laboral o en días festivos prestados por un cargo adicional (acordado previamente con el cliente). Es importante explicar esta sección con detalle para evitar malentendidos con tu cliente, lo que también puede provocar un retraso en los pagos.

Totales

La sección de totales de su plantilla de factura notarial debe incluir líneas separadas para el importe del subtotal, los impuestos aplicables y el importe total a pagar. También puede indicar cualquier descuento que ofrezca por un volumen de trabajo elevado o por clientes habituales. Si lo hace, añádalo como un número negativo después del subtotal, asegurándose de especificar para qué es el descuento, y luego tenga en cuenta los impuestos. No querrás que este descuento pase desapercibido, así que no dudes en resaltarlo con un color diferente para que tenga más impacto.

Payment Information

Tu plantilla de factura notarial debe proporcionar a tus clientes instrucciones de pago claras, indicándoles todos los métodos de pago aceptados. Infórmeles si pueden pagar con cheque, transferencia bancaria directa, pago electrónico (Venmo, PayPal, etc.) y no olvide proporcionarles los números de cuenta y el nombre del titular de la cuenta. Como parte de la información de pago, también puede mencionar cualquier recargo por demora que se aplique después de la fecha de vencimiento de la factura, así como cualquier incentivo que ofrezca por pagos anticipados, como un descuento en el siguiente servicio.

Notes

Las facturas profesionales de los notarios suelen incluir los términos y condiciones del negocio, la política de privacidad e incluso una nota personal para agradecer a los clientes su confianza. Asegúrese de dejar un espacio para este tipo de notas en la parte inferior de su plantilla de factura notarial. Aprovecha este espacio para mostrar el lado más amable de tu negocio, dejando una buena impresión y aumentando las posibilidades de que vuelvan o te recomienden. No olvides firmar al final.

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