Plantilla de factura de relaciones públicas

Las facturas forman parte de cualquier negocio, sea autónomo o no. Una empresa de relaciones públicas no es diferente. Tanto si te gusta manejar números como si no, necesitarás un sistema para gestionar la facturación a tus clientes y controlar el flujo de caja. Es posible encontrar una solución sencilla para preparar la factura para su cliente.

Si eres nuevo en el negocio del trabajo autónomo, probablemente te preguntes por qué necesitas trabajar con una plantilla de factura de relaciones públicas como autónomo. Bueno, por si no lo sabías, la mayoría de los autónomos discrepan con sus clientes en lo que respecta al pago. Bueno, tu cliente sabe que tiene que pagarte a tiempo, pero aun así, necesita que le des un empujón y probablemente se lo recuerdes durante ese tiempo. Después de trabajar tan duro como profesional independiente de relaciones públicas, te gustaría recibir tu pago sin demora. No puedes hacerlo enviándoles recordatorios cada vez. Eso podría arruinar tu relación. La mejor manera de hacerlo es disponer de una factura detallada de relaciones públicas.

De esa manera, tu cliente tendrá una idea de lo que tiene que pagarte y en qué momento. Por lo general, una plantilla de factura de relaciones públicas contiene toda la información de pago relacionada con las tareas que has realizado. Bueno, es posible que el cliente conserve una copia del mismo, pero no está de más recordárselo. A veces querrán comparar los datos de pago con lo que figura en su factura antes de liberar el pago. Por lo tanto, asegúrese de incluir todos los detalles en su factura de relaciones públicas. Siempre puedes comprobar lo que hacen otros autónomos para estar seguro.

Las facturas de relaciones públicas o RP variarán en función de los diferentes tipos de trabajo realizados. Los trabajos incluyen gestión de eventos, consultoría, comunicados de prensa y actividades especializadas. El tipo de facturación también variará en función del tipo de servicios; puede optar por costes directos o puede elegir facturar por horas.

Por lo tanto, al redactar su factura de relaciones públicas, debe tener en cuenta todos estos factores. Aunque una buena plantilla de factura de relaciones públicas debería garantizar que recibas el pago de tu cliente, siempre es recomendable tener la factura adecuada. De esa manera, su cliente podrá interpretar la información incluida en la factura. Recuerda que tu cliente no tiene tiempo para buscar información en tu factura.

Como autónomo, es tu responsabilidad hacer que tu factura de relaciones públicas sea fácil de interpretar para el cliente. Por eso es necesario que obtenga la factura de relaciones públicas adecuada en función del tipo de servicios que vaya a ofrecer. Entonces, ¿cómo se hace eso? Bueno, tómate tu tiempo para revisar los servicios que ofreces y lo que se espera de ti.

Entonces, ¿qué opciones de facturación tienes antes de crear tu primera factura de relaciones públicas?

1. Facturación por hora con su plantilla de factura de relaciones públicas

Si opta por facturar por hora, les cobrará por el número de horas dedicadas a su servicio. Por lo tanto, es importante tener en cuenta que los diferentes tipos de trabajo atraen diferentes tarifas, independientemente de las horas trabajadas. Esto se debe a que hay tareas de relaciones públicas que requieren habilidades más especializadas que otras (por ejemplo, la consultoría generará más ingresos que la redacción de comunicados de prensa). Por lo tanto, su factura de relaciones públicas debe reflejar la tarea, los cargos por hora y el número de horas dedicadas al cliente.

Recuerden, clientes, no se lo tomen bien cuando incluyan cargos que no conocen. Es decir, debes ser específico en lo que respecta a tu método de facturación. Si lo haces por horas, debe indicarse claramente en la factura de relaciones públicas. De esa manera, tu cliente sabe lo que tiene que pagar al final del proyecto. Aun así, siempre hay que hablarlo con el cliente.

Por lo general, es necesario ponerse de acuerdo sobre esto antes de empezar a trabajar. En la mayoría de los casos, la facturación por horas es mucho más costosa que los precios fijos. Por lo tanto, debes acordar esto antes de comenzar a trabajar para tu cliente.

2. Facturación del proyecto en el modelo de factura de relaciones públicas

Si no prefiere la facturación por horas, tiene la opción de cobrar por proyecto individual. Por lo tanto, debe conocer el coste estimado del proyecto, lo que permitirá a su cliente saber qué esperar antes de que reciba la factura de relaciones públicas de su oficina. La facturación por proyectos se aplica mejor en actividades definidas, como redactar un comunicado de prensa, gestionar una rueda de prensa u organizar reuniones de empresa. Por lo tanto, la factura de relaciones públicas debe incluir los costes directos, como el coste del alquiler del local, los trabajos de impresión necesarios y los gastos de servicio (se puede optar por incluir las horas dedicadas a ese proyecto en concreto).

Mientras trabajas tan duro para aumentar tus ingresos como profesional independiente de relaciones públicas, asegúrate de incluir todos los cargos. Evita tener costes ocultos, ya que eso arruinará tu relación con el cliente. La mayoría de los clientes desean conocer el coste total del proyecto para poder planificarlo adecuadamente. En caso de que ofrezcas algunos servicios adicionales, asegúrate de incluirlos todos en la plantilla de factura de relaciones públicas.

De esa manera, el cliente tendrá una idea de cuánto debe pagar por los servicios ofrecidos. Evite los cargos que el cliente no esperaba para tener una relación fluida.

3. Facturación cíclica con la plantilla de factura de relaciones públicas

Es posible negociar honorarios mensuales, trimestrales o anuales para contratos a largo plazo. Por lo tanto, debe calcular el tiempo que probablemente dedicará a su cliente y acordar una cifra que sea aceptable. Esta vía requiere la debida diligencia, ya que debe asegurarse de que el cliente sea consciente del valor que obtiene por su dinero mientras paga los honorarios. Dado que aún debe obtener beneficios de la empresa, especifique el alcance del trabajo que cubrirá el anticipo. Por lo tanto, la factura de relaciones públicas será cíclica y sus cifras no variarán considerablemente de un momento a otro. No firme contratos de retención en los que se espere un uso ilimitado de su tiempo, ya que no es una opción viable desde el punto de vista financiero, independientemente de lo mucho que desee conseguir ese negocio.

La facturación cíclica es un poco arriesgada, por lo que, antes de firmar un acuerdo con tu cliente, debes sopesar las opciones disponibles. También puede ser complicado por parte del cliente, ya que es posible que no cumplas con sus expectativas. Por lo tanto, si elige este método de facturación, asegúrese de prestar los servicios esperados y demuestre el máximo compromiso. En caso de que no puedas cumplir con lo esperado, es mejor que optes por un sistema de facturación diferente.

Por lo general, la mejor manera de hacerlo es dividir las tareas asignadas con los plazos correspondientes. Es decir, ¿qué habrás logrado después del ciclo dado? De esa manera, su cliente puede obtener lo que está pagando. Y por tu parte, recibirás el pago que te mereces.

4. Honorarios de gestión profesional en el ejemplo de factura de relaciones públicas

Otra opción viable es facturar comisiones de gestión por la compra de servicios en nombre del cliente. Estos servicios incluyen la organización de ruedas de prensa o la distribución de comunicados de prensa. La gestión de los servicios de relaciones públicas puede suponerle gastos como la búsqueda de proveedores, la supervisión del trabajo y el pago de las facturas de relaciones públicas. Estas tareas consumen mucho tiempo, por lo que debes saber cuánto vale tu tiempo en este caso. Este modo de facturación le obligará a cubrir los costes de dichos servicios y, por lo tanto, al fijar los honorarios de gestión, asegúrese de que el coste de adquisición de los servicios se incluya además del cargo por servicio.

Si no se ocupa de esto con antelación, podría acabar sufriendo pérdidas en caso de tener que pagar en nombre de su cliente. Asegúrate de hablar con tu cliente sobre estos costes por adelantado antes de incluirlos en la factura de relaciones públicas. En la mayoría de los casos, ellos son conscientes de ello, pero solo hay que informarles de cuánto les va a costar para que puedan sugerir opciones alternativas más económicas. Ten en cuenta que ellos también intentan minimizar los costes y, por lo tanto, es posible que no les guste que elijas opciones caras.

5. Evalúa el valor del proyecto con la plantilla de factura de relaciones públicas.

Este tipo de facturación depende exclusivamente del valor que su cliente pueda obtener de sus servicios de relaciones públicas. Algunas tareas, como redactar comunicados de prensa sobre productos, pueden requerir una cantidad considerable de tiempo e investigación para mejorar su reputación. Sin embargo, cuando se den cuenta de las notables ventas del producto, entonces habrán obtenido un buen rendimiento de su inversión. Por lo tanto, habrá que tener en cuenta muchos factores antes de determinar el valor, como los objetivos de ventas, la duración de la campaña y los beneficios esperados para el cliente.

To conclude

Dependiendo del tipo de servicios de relaciones públicas prestados, las facturas de relaciones públicas variarán según los diferentes clientes. Por lo tanto, las pautas anteriores deberían permitirle hacerse una idea de cómo llevar a cabo el proceso de facturación a sus clientes.