Plantilla de contrato de servicios contables

Al prestar servicios de contabilidad, la responsabilidad de redactar un contrato con su cliente recae sobre usted. Ese contrato especifica los términos de las transacciones financieras que se llevarán a cabo entre las dos partes, así como lo que usted proporcionará como parte del contrato.

Un contrato de servicios contables es legalmente vinculante y especifica los términos bajo los cuales dos entidades operan como parte de una relación contable. Aquí descubrirá qué debe incluir un contrato de servicios de contabilidad y por qué conviene disponer de una plantilla estandarizada, personalizable para cada uno de sus clientes, en la que basar dicho contrato.

¿Qué es un contrato de servicios contables?

Un acuerdo de servicios contables es un documento formal que sirve como contrato entre un contable y cualquier entidad con la que trabaje. Además de describir los términos y condiciones de la relación, el acuerdo describe el alcance del trabajo que el contable realizará a cambio del pago proporcionado por el cliente.

El alcance de ese trabajo puede variar en función del contrato. La contabilidad, la preparación de impuestos, la presentación de informes, la consultoría y la auditoría pueden incluirse en el ámbito de aplicación del documento.

Además de indicar los servicios que prestará, también utilizará este acuerdo para establecer las condiciones de pago. También se pueden incluir cláusulas en el contrato para garantizar la confidencialidad, y usted debe asegurarse de que el acuerdo contenga cláusulas para la resolución de disputas en caso de que surja alguna.

Piensa en ello como un plan de acción del recorrido financiero de un contable con su cliente. Le comunicas al cliente qué servicios le proporcionarás, y en qué condiciones, mediante un documento que detalla las responsabilidades de ambas partes. La transparencia es el objetivo: un buen acuerdo de servicios contables no deja lugar a dudas sobre las expectativas e intereses de cada parte.

Como nuevo contable, puede que te resulte complicado diseñar un borrador inicial para este tipo de contrato. Para facilitarte la vida, descarga nuestra plantilla gratuita de contrato de servicios de contabilidad, así tendrás un documento base que podrás actualizar y modificar según las necesidades de tus clientes.

Componentes clave de un contrato de servicios contables

Dado que un contrato de servicios contables pretende ser un documento exhaustivo, su estructura es tan importante como la información específica que contiene. Después de todo, un contrato que omite elementos clave podría dar lugar a posibles disputas en el futuro. Los siguientes componentes clave deben estar todos presentes y ser lo más detallados posible.

Elementos esenciales del acuerdo

Comencemos con los elementos esenciales que definen la relación entre su empresa y sus clientes. Prácticamente todos los contratos de servicios contables deben contener los siguientes detalles.

Servicios prestados

Aquí detallarás los servicios que ofrecerás a tu cliente. Evite términos como «contabilidad general», ya que son demasiado genéricos y podrían ser utilizados por un cliente para solicitar casi cualquier tipo de servicio a su empresa. En su lugar, sea lo más preciso posible en sus descripciones. Por ejemplo, si usted administra cuentas por pagar y por cobrar, discuta qué implican esos servicios y qué informes proporcionará, si es que hay alguno. Recuerde: cuanto más preciso sea con respecto a sus obligaciones para con el cliente, menos oportunidades dará lugar a acusaciones de negligencia.

Condiciones de pago y precios

Un contrato típico de servicios contables tiene una duración o plazo específico para los servicios que prestará. Destaque esta fecha límite, suponiendo que exista, así como el precio de cada uno de los servicios prestados. También puede utilizar esta sección para discutir las condiciones de pago (cómo y cuándo se le pagará) para que su cliente no tenga ninguna duda al respecto.

Acuerdo de confidencialidad

Los contadores públicos certificados (CPA) están obligados a mantener la confidencialidad de la información de los clientes en todo momento. Asegúrate de que tu contrato contenga una cláusula que enfatice esto y, potencialmente, discuta los métodos que seguirás para proteger la información más sensible del cliente.

Esta sección del acuerdo puede complicarse si su cliente intenta obtener confidencialidad para un tercero que no está directamente sujeto al acuerdo inicial. En estos casos, lo mejor es crear un contrato similar con el tercero, especialmente porque los contadores públicos certificados no tienen la responsabilidad inherente de mantener en secreto la información de terceros.

Sección sobre modificaciones

Las relaciones con tus clientes pueden cambiar con el tiempo. Pueden solicitar nuevos servicios o ampliar su actividad hasta el punto de que su acuerdo inicial deje de ser viable. Por estas razones, es importante incluir la cláusula de disposiciones de modificación en su contrato. Esta cláusula permitirá a ambas partes realizar una modificación de mutuo acuerdo a un acuerdo existente.

Propiedad de la obra

Aunque trabajarás en estrecha colaboración con tu cliente y tendrás acceso a muchos de sus registros financieros, no eres propietario de nada de lo que te proporcionen. Todos sus registros son esencialmente su propiedad intelectual, por lo que su acuerdo debe contener cláusulas que hagan hincapié en su propiedad sobre dicha información. Esto debe incluir cualquier información confidencial del cliente, pero también cualquier informe o registro que usted proporcione basado en sus registros financieros.

Por su parte, también puede incluir cláusulas que destaquen que cualquier software, especialmente el desarrollado internamente, es propiedad de su empresa. Esto evitará que los clientes soliciten acceso a cualquier cosa que no sea de su propiedad.

Rescisión e incumplimiento

Todas las cosas buenas llegan a su fin tarde o temprano, incluidos los acuerdos que se establecen con los clientes. Su contrato debe contener disposiciones sobre cómo debe actuar cada una de las partes si desea rescindir el acuerdo de servicios contables.

Además, es necesario incluir una cláusula que estipule las consecuencias del incumplimiento del contrato. Esas consecuencias dependen del acuerdo: pueden ir desde sanciones económicas hasta la rescisión inmediata del acuerdo. Lo fundamental es que todas las entidades involucradas en el contrato comprendan lo que sucederá si incumplen cualquiera de sus términos.

Mejores prácticas al utilizar un contrato de contabilidad

Una vez que tenga los elementos cruciales en su lugar, pase a redactar su contrato de servicios contables. A continuación se indican algunas prácticas recomendadas que deben seguirse para garantizar que el acuerdo sea irrefutable:

• Sea siempre específico: en un contrato de contabilidad, casi nunca se puede ser demasiado detallista. Cuanto más detallado seas sobre tus responsabilidades y lo que vas a proporcionar, más protección crearás para ti y para tu cliente. Lo ideal es que el contrato responda a todas las preguntas que pueda tener el cliente.
• Involucrar a los abogados: esta práctica se aplica a todas las partes involucradas en el acuerdo. Un buen abogado especializado en contratos te ayuda a entender la jerga legal de tu acuerdo e incluso puede redactar el contrato por ti.
• Colabore con su cliente: un acuerdo de servicios contables sienta las bases para que usted y su cliente trabajen juntos. Trátelo como el documento colaborativo que está destinado a ser. Mantenga consultas con su cliente y discuta la terminología del contrato, al tiempo que le da espacio para que formule sus solicitudes.
• Revise siempre antes de firmar: su contrato de contabilidad incluye las firmas de las partes implicadas, lo que lo convierte en un documento legalmente vinculante. Aunque haya redactado usted mismo el contrato, revíselo siempre detenidamente antes de firmarlo: una vez que haya puesto su firma, no podrá dar marcha atrás.

Detalles importantes que debe incluir en su contrato de contabilidad

Si bien en la sección anterior se detallaron los elementos esenciales que debe contener un contrato de servicios contables desde el punto de vista de los servicios, hay otros detalles que también deben incluirse en el documento.

La información de contacto, tanto la suya como la de su cliente, es uno de esos detalles. Por su parte, debe proporcionar información básica, como su dirección, número de teléfono y cómo puede contactarle un cliente. Incluso puede incluir detalles específicos sobre el contable que trabajará directamente con el cliente, esencialmente proporcionando nombres y caras a lo que podría ser una gran empresa de contabilidad. Respalde esos datos con información sobre la licencia de cada contable, especialmente en lo que respecta a los estados en los que están autorizados para ejercer, de modo que su cliente pueda confirmar sus credenciales.

Una cláusula de responsabilidad también es una buena adición. Puede utilizar esta cláusula para especificar qué daños y perjuicios, si los hubiera, pagará al cliente en caso de incumplimiento del contrato. Cualquier limitación sobre dichos daños, así como cualquier cláusula que le exima de responsabilidad por las pérdidas que el cliente pueda sufrir como consecuencia de sus propias decisiones, también debe incluirse en el documento.

Por último, es posible que su empresa ofrezca garantías que se aplican a sus servicios, como la devolución del dinero si el cliente no queda satisfecho tras un determinado periodo. Añada esos detalles junto con cualquier información sobre las circunstancias en las que el cliente puede reclamar dicha garantía.

Ventajas y consideraciones

Ahora que ya entiende en qué consiste un contrato de servicios de contabilidad, la siguiente pregunta es obvia: ¿por qué crear uno? Después de todo, es posible que ya tengas una buena relación con las empresas con las que trabajas, por lo que un contrato de contabilidad puede parecer un trámite legal adicional (e innecesario).

No lo es.

Como proveedor de servicios, usted necesita proteger a su empresa y a sus empleados, y ahí es donde entra en juego su contrato.

¿Por qué utilizar una plantilla de contrato de servicios contables?

La idea detrás de su contrato de servicios de contabilidad es comenzar su nueva relación con su cliente con buen pie. He aquí por qué necesitas uno para cada cliente.

Obtener protección legal

Ambas partes se benefician de la protección legal que ofrece un contrato de servicios contables. El cliente dispone de pasos claros para recurrir en caso de que surja una disputa, lo que proporciona al contable protección frente a responsabilidades y un mayor control sobre la relación.

Definición clara de los servicios

Sin un acuerdo integral, corres el riesgo de que tu cliente lleve al límite el alcance de los servicios que prestas. Al definir claramente tus servicios, incluyendo lo que implican y cómo los aplicarás, minimizas el riesgo de que tu cliente te pida más sin pagar. Dado que las largas jornadas laborales son habituales en contabilidad, esta claridad en la prestación de servicios puede ayudarle a reducir las horas que dedica a sus clientes.

Claridad en la estructura de tarifas

Hablando de claridad, la falta de ella en lo que respecta a su estructura de honorarios podría perjudicar a su empresa. Tu contrato establece exactamente por qué te pagan, cómo y por qué, lo que significa que los clientes no pueden acusarte de cobrarles tarifas ocultas. Los clientes también se benefician, ya que pueden ver de antemano cuánto cuestan tus servicios.

Mayor profesionalismo

Nunca subestimes el impacto que causa una buena primera impresión en un cliente. Con un contrato de servicios contables, usted demuestra que su empresa es profesional y cumple con la legislación, ya que genera documentación contractual oficial. Eso es un buen augurio, a los ojos de tu cliente, para vuestra relación futura.

Errores que hay que evitar

Dado que los acuerdos de servicios contables son contratos, pueden ser lo suficientemente complejos como para dar lugar a errores. Evite lo siguiente para que sus acuerdos sean lo más sólidos posible:

• Condiciones de pago incorrectas o poco claras: cuanto menos claras sean las condiciones de pago de su contrato, más probable será que surja una disputa. Los clientes pueden sentir que les estás cobrando de más si tienen que pagar por algo que creen que forma parte del acuerdo y que tú no has especificado. Además, ofrecer una estructura de tarifas incorrecta puede significar que no se le pague lo que se le debe, ya que debe ceñirse a la redacción de un contrato legalmente vinculante.
• No crear cláusulas de salida: por muy maravilloso que sería que todas tus relaciones con los clientes funcionaran sin problemas, eso simplemente no es la realidad de los negocios. Sus clientes pueden quedar insatisfechos. Es posible que su empresa no desee trabajar con el cliente. En cualquier caso, la falta de cláusulas de salida significa que la «ruptura» puede ser complicada.
• Redactar el acuerdo con lenguaje jurídico: es inevitable utilizar cierto lenguaje jurídico en el acuerdo. Al fin y al cabo, es un documento legal. Pero llenarlo con tanta jerga legal que tu cliente no pueda entenderlo significa que no tiene una idea clara de tu servicio. En el peor de los casos, esto podría llevar a que un cliente te abandonara justo en el momento en que iba a empezar a utilizar tus servicios.
• Ausencia de consecuencias: si se produce un incumplimiento del acuerdo, como un retraso en el pago, tendrás que luchar para reclamar lo que el cliente te debe si no hay cláusulas que definan qué ocurre en caso de incumplimiento.

Y, por supuesto, está el mayor error de todos: no tener un contrato de servicios contables desde el principio. Asegúrate de que eso no suceda descargando hoy mismo nuestra plantilla gratuita de contrato de servicios de contabilidad.

Muestras y plantillas de acuerdos de servicios contables

¿Por qué redactar usted mismo un contrato de servicios contables cuando puede utilizar una plantilla para ocuparse de la mayoría de los detalles? Con Bonsai, tendrás acceso a más de 1000 plantillas, que podrás utilizar en casi todos los aspectos de tu negocio, por lo que nunca te quedarás atascado tratando de averiguar qué cláusulas van en cada lugar.

Descripción general de las plantillas disponibles

A continuación se muestra un ejemplo de nuestra plantilla de contrato de servicios de contabilidad. Ten en cuenta que, cuando descargues la plantilla, podrás personalizarla según tus necesidades, desde los datos de pago hasta el alcance del trabajo que realizarás para el cliente.

<INSERTAR PLANTILLA DE MUESTRA AQUÍ>

Sin embargo, esta plantilla no es ni mucho menos la única que produce Bonsai. Nuestras plantillas disponibles cubren todas las siguientes categorías:

• Contratos
• Citas
• Facturas
• Propuestas
• Formularios
• Acuerdos
• Resúmenes
• Ámbito de trabajo

Cómo utilizar las plantillas de acuerdos contables

Aunque nuestra plantilla de acuerdo contable está bastante estandarizada, la clave para utilizarla correctamente reside en los detalles que añadas. Naturalmente, debe confirmar que toda la información relacionada con su empresa está presente y es correcta. Las condiciones y estructuras de pago deben coincidir con lo que le estás diciendo al cliente, al igual que los recargos por demora y otras consecuencias similares. Tu plantilla incluye secciones para insertar toda esta información, así que asegúrate de añadirla y revisarla dos veces antes de enviar el contrato al cliente.

En segundo lugar, no des por sentado que la plantilla cubre todos y cada uno de los aspectos que te gustaría que cubriera. Contendrá cláusulas para todos los aspectos esenciales, tal y como se ha comentado anteriormente, pero es posible que desee incluir cláusulas específicas. Es esencial realizar una revisión exhaustiva antes de enviar y firmar. Considere revisar su borrador con un profesional legal antes de seguir adelante con su acuerdo.

Por último, no tengas miedo de colaborar con tu cliente a la hora de personalizar tu plantilla. El acuerdo no es legalmente vinculante hasta que todas las partes relevantes lo firmen, por lo que colaborar en las primeras etapas para ajustar los detalles puede conducir a una relación mucho más sólida.

Ahora solo queda conseguir la plantilla. Introduzca su dirección de correo electrónico a continuación para personalizar su documento de acuerdo de servicios de contabilidad gratuitos.

Preguntas frecuentes

¿Cómo sé si necesito un contrato de contabilidad?

La respuesta es sencilla: cada vez que prestes servicios de contabilidad, necesitarás un contrato en el que se detallen la naturaleza de dichos servicios y la forma en que se te pagarán. Por parte del cliente, sabrá que necesita un contrato si contrata a una empresa para cualquier servicio de contabilidad, desde una auditoría o asesoramiento general hasta servicios de contabilidad más exhaustivos.

¿Qué servicios se incluyen normalmente en un contrato de contabilidad?

Depende totalmente del alcance de su compromiso con su cliente. Algunos ejemplos de servicios que podrían incluirse, pero que no están garantizados, son la contabilidad, la gestión de nóminas, la preparación de impuestos y la presentación de informes sobre ganancias y gastos. Pero la realidad es que un contrato de contabilidad debe poder personalizarse para el cliente, aunque esté estructurado para ofrecerle la misma protección a usted y a ese cliente en cada ocasión.

¿Cómo elijo un contable para mi contrato de contabilidad?

Céntrate primero en buscar especialistas, especialmente si tienes requisitos contables específicos. Cuanto más dedicado esté el contable a una tarea específica, como la contabilidad, más probable será que obtenga buenos resultados. También es importante verificar las licencias de la empresa. Por ejemplo, puede utilizar el sitio web del Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados para verificar cualquier dato de licencia que reciba.