Plantilla de factura recurrente

Un negocio freelance exitoso significa clientes habituales. Es posible que realice trabajos regulares para algunos de sus clientes, o tal vez trabaje por contrato para otros.

Y una de las partes clave de la gestión de tu negocio es facturar a los clientes para que te paguen a tiempo. Pero puede llevar mucho tiempo, por no decir que es tedioso, redactar una y otra vez la misma factura para el mismo cliente, o la misma factura para remitir a cambio de un trabajo por encargo de forma regular.

Es entonces cuando tener una plantilla de factura recurrente puede ser de gran ayuda. No tendrás que seguir escribiendo la misma factura y liberarás tiempo que normalmente dedicas a tareas administrativas. Ese tiempo se puede dedicar al desarrollo empresarial u otras tareas importantes.

Tanto si desea utilizar un servicio profesional para su plantilla como si prefiere crear una por su cuenta, veamos las tres consideraciones que hay que tener en cuenta a la hora de desarrollar una plantilla de factura recurrente.

1. Incluir información repetitiva en una plantilla de factura recurrente.

Todas las facturas que prepares y envíes a los clientes contendrán información similar o exactamente igual. Esto significa que, al crear una plantilla de factura recurrente, puede incluir la información que sea relevante para cada trabajo y cada cliente.

He aquí algunos ejemplos:

1.1. La información de su empresa en la plantilla de factura periódica

Esto deberá figurar en todas las facturas y ser idéntico en todas ellas. Esta sección incluirá el nombre de su empresa, la información de contacto y el número de identificación fiscal o comercial, si procede, junto con la dirección postal y la dirección de correo electrónico. Puedes añadir un logotipo si tienes uno y la dirección de un sitio web si lo deseas.

1.2. Información comercial del cliente en la plantilla de factura recurrente

Aunque esto variará en función de cada cliente, puede incluir una sección en su plantilla de factura periódica dedicada a la información del cliente. Una vez más, esto incluirá el nombre comercial y la información de contacto. En el caso de las facturas, también debe incluir un espacio para el nombre de la persona que realmente paga las facturas, ya que puede ser diferente de la persona con la que trabajó en el proyecto.

1.3. Número de factura en la plantilla de factura recurrente

‍Todas las facturas deben estar numeradas, así que incluye un espacio para el número y un recordatorio para ti mismo para actualizar el número de cada factura según tu sistema de registro. Un número facilita al cliente la consulta de la factura si tiene alguna pregunta y le permite documentar fácilmente que la factura se ha enviado, se ha pagado o debe volver a enviarse con un recordatorio.

1.4. Fechas en la muestra de factura periódica

‍Debería haber un espacio para dos fechas. Una es la fecha en que se crea y envía la factura, y la otra es la fecha de vencimiento del pago. Asegúrate de dejar tiempo suficiente para que los clientes reciban la factura y te paguen dentro de su ciclo de facturación, sin esperar demasiado para recibir el pago.

1.5. Descripción del trabajo en su plantilla de factura recurrente

Esta es una sección dedicada a describir el trabajo que ha realizado para el cliente, con todo el detalle que considere necesario. Esto se actualizará con cada nueva factura. Si realiza trabajos similares para varios clientes, puede tener preparadas descripciones del trabajo para insertarlas cuando actualice la plantilla de Excel para un cliente o proyecto específico.

1.6. Celdas vacías para los detalles de los costes en su modelo de factura recurrente.

Aquí es donde actualizarás la plantilla para cada factura, indicando el valor del trabajo, junto con los impuestos, los gastos y el total a pagar.

A medida que realices más trabajos para diversos clientes, es posible que encuentres otros detalles que son comunes a todos los trabajos y que puedas añadirlos a tu plantilla de factura recurrente.

2. Una plantilla de factura recurrente debe incluir las condiciones de pago.

Es posible que pienses que, dado que trabajas para un cliente de forma habitual, incluso con un contrato de servicios, no es necesario incluir las condiciones de pago.

Pero todas las facturas que envíes, ya sea a un cliente habitual o a uno nuevo, deben incluir las condiciones de pago. Esto significa especificar la fecha de vencimiento del pago, los recargos o cargos por demora, junto con información específica sobre cómo se aceptan los pagos.

Facilita a cualquier cliente el proceso de pago, tanto si llevas años trabajando para él como si acabas de completar tu primer proyecto. Asegúrese de especificar los cargos por pago atrasado. Puede parecer excesivo, pero estás dirigiendo un negocio y necesitas asegurarte de que te paguen a tiempo. La mayoría de los clientes lo entenderán y se asegurarán de cumplir los plazos, dentro de su calendario de pagos.

También debe asegurarse de que sus políticas de pago sigan siendo las mismas. Por ejemplo, no emita una factura con vencimiento al recibirla y otra con vencimiento a 30 días. Esto es válido para cualquier cliente, pero en particular para aquellos a los que se les envían facturas periódicamente. Es parte del protocolo de facturación asegurarse de no apresurar, confundir o sorprender a sus clientes.

3. Crea una plantilla de factura recurrente para todos los clientes habituales.

Supongamos que trabajas con un contrato de retención para un cliente en particular. A cambio de una cantidad de trabajo acordada cada semana o cada mes, se le paga una cantidad específica.

O bien, realizas un trabajo similar para un cliente de forma habitual, por lo que todas las facturas que le envías son muy similares.

En casos como estos, puede crear una plantilla de factura recurrente para cada cliente. En la plantilla, puede incluir la descripción del trabajo y el coste o el pago adeudado por dicho trabajo. De esta manera, la plantilla solo necesitará unos pocos cambios cada vez que te prepares para enviar una factura. La fecha, el número de factura y la fecha de vencimiento del pago serán los únicos datos que habrá que modificar.

Se trata de una forma de automatización que le ayudará a ahorrar tiempo a largo plazo. Al tener los datos de contacto, la descripción del trabajo y los precios guardados en una plantilla de factura recurrente, no tendrás que introducir esta información cada vez que factures a ese cliente habitual.