Plantilla de factura de contabilidad

Tanto las grandes organizaciones como las pequeñas empresas necesitan una contabilidad precisa. Aunque la contabilidad puede parecer tediosa y, en ocasiones, una tarea pesada, no se puede subestimar su importancia a la hora de realizar un seguimiento de los ingresos y los gastos. Muchas empresas que podrían haber consolidado su posición en su nicho de mercado se han visto lastradas por su incapacidad para llevar una contabilidad adecuada. El IRS registró que el 40 % de las pequeñas empresas incurren en una multa media de 845 dólares al año por presentaciones y pagos tardíos o inexactos. Si te encargas de organizar los registros financieros de una empresa, tu trabajo es muy valioso y profesional.

Y cuando se trata de cobrar, necesitas una factura contable profesional para que el proceso te resulte más fácil. Además, debes saber qué es una factura y cómo facturar como un profesional, y aplicar consejos útiles para la facturación si quieres obtener pagos más rápidos de tus clientes. Obtener pagos más rápidos es esencial para el flujo de caja y la salud financiera de su negocio. Consulte las mejores prácticas de facturación en la siguiente sección de este artículo.

Mejores prácticas para crear y utilizar plantillas de facturas contables

Como contable, eres un experto en organizar registros financieros, y esa habilidad debería reflejarse en tu facturación. Incorporar algunas prácticas recomendadas en la creación y el envío de sus facturas contables puede ayudarle a acelerar sus pagos. A continuación, se incluyen algunos consejos útiles que debe tener en cuenta a la hora de facturar:

1. Pásese a las facturas en línea con su plantilla de factura de contabilidad.

En la economía acelerada de hoy en día, no puedes permitirte dedicar tanto tiempo a métodos de facturación laboriosos solo para descubrir que la factura contable enviada a un cliente está llena de errores que se podrían haber evitado. Las soluciones y el software en línea le facilitan la preparación y el envío más rápido de facturas a los clientes. De esta manera, sus facturas serán profesionales y estarán libres de errores, lo que también puede influir positivamente en el tiempo de respuesta de los pagos.

2. Mantenga las facturas sencillas con los detalles justos utilizando su plantilla de factura para contabilidad.

Tu intención no es abrumar a tu cliente con tu factura de contabilidad; por lo tanto, el documento debe contener solo la información necesaria para que el cliente pueda liquidar tu pago. Incluya su información de contacto y la de su cliente, junto con información relevante sobre su servicio y las tarifas correspondientes.

3. Integra diferentes métodos de pago en la facturación con tu plantilla de factura contable.

Puede acelerar el tiempo de respuesta de los pagos si ofrece a los clientes más formas de pagarle. Por ejemplo, aceptar solo cheques en papel puede ralentizar las respuestas de los clientes que desean conservar su dinero en efectivo el mayor tiempo posible. Tienes más posibilidades de recibir pagos más rápidos si aceptas pagos con cheques electrónicos y tarjetas electrónicas.

4. Formalice sus políticas de pago con su plantilla de factura de contabilidad.

Los clientes tienden a hacer lo que más les conviene si su factura de contabilidad carece de una política de pago formal. Cree políticas de pago directamente en el contrato, que sirve como marco para su relación comercial con el cliente. Piensa en diferentes elementos para que la política mejore el pago sin interrupciones. Debe decidir si el pago se realizará por adelantado, a plazos o al finalizar el trabajo. Además, debe incluir una fecha de vencimiento del pago, como «pago al recibir» o «30 días netos», etc.

5. Evite retrasos en el envío de facturas con su plantilla de factura de contabilidad.

Aunque tengas una agenda muy apretada, recuerda que tu flujo de caja no puede esperar. Cuando retrasas el envío de la factura de contabilidad a tus clientes, empiezas a crear en ellos la mentalidad de «ojos que no ven, corazón que no siente». La mejor práctica es enviar las facturas al cliente inmediatamente o unos días después de la finalización del servicio.

Consejos para acelerar los pagos con tu plantilla de factura de contabilidad

No es raro que los autónomos y las pequeñas empresas tengan problemas con los retrasos en los pagos. La encuesta de la Federación Nacional de Empresas Independientes reveló que aproximadamente el 64 % de las pequeñas empresas informaron tener clientes que retrasaban el pago de las facturas durante al menos 60 días. Ahora bien, eso no solo es frustrante; los retrasos habituales en los pagos pueden llegar a paralizar un negocio.

Consulte los sencillos pasos que debe tener en cuenta para obtener pagos más rápidos:

1. No comiences un proyecto hasta que tengas un contrato firmado.
2. Aclare cuándo y cómo se le pagará en el contrato.
3. Si desea recibir el pago en un plazo de 30 días, debe acortar la fecha de vencimiento de su factura contable a 15 días. Además, frases como «pago vencido en 15 días» demostraron funcionar mejor que «neto 15» o «15 días netos».
4. Solicite el pago inicial, si procede.