Plantilla de contrato de retención de agencia creativa

¿Qué es un contrato de retención con una agencia creativa?

Un contrato de retención con una agencia creativa es un acuerdo entre un cliente y una agencia creativa que describe los servicios prestados, los detalles de pago y la duración del contrato. Establece expectativas claras sobre cómo se solicita el trabajo, quién lo realiza y con qué frecuencia estará disponible la agencia. La plantilla está diseñada para convertir el trabajo impredecible de un proyecto en un compromiso estructurado y a largo plazo, lo que ayuda a ambas partes a planificar la dotación de personal, los presupuestos y los plazos con menos conjeturas.

Definición y finalidad de un contrato de retención

Un contrato de retención con una agencia creativa es un contrato que garantiza el acceso continuo al trabajo y la experiencia de la agencia. Se diferencia de un contrato de proyecto puntual porque abarca una relación continua en lugar de un único producto final. El acuerdo nombra a las partes, los servicios o categorías de trabajo, la duración del contrato, cómo se realizan los pagos y las normas que rigen cómo se solicita y aprueba el trabajo, para que todos sepan qué esperar cada mes.

Los elementos clave incluyen un alcance definido (como paquetes de marca, contenido social mensual y textos publicitarios), un calendario de pagos (una cuota mensual fija con renovación automática) y expectativas de rendimiento (tiempos de respuesta, plazos de entrega y ciclos de revisión). La plantilla también establece órdenes de cambio, seguimiento del tiempo y procesos de aprobación para garantizar que los ajustes se gestionen de forma fluida y transparente para ambas partes durante la vigencia del acuerdo.

Cómo funcionan los anticipos en los servicios creativos y de marketing

Los contratos para trabajos creativos se presentan en varios modelos comunes que se adaptan a diferentes equipos y proyectos. Una tarifa mensual fija por un alcance definido es la configuración más predecible, por ejemplo, 5000 $ al mes para cubrir el trabajo de branding, las actualizaciones del sitio web y la creación mensual de contenido. El modelo de banco de horas ofrece al cliente un conjunto de horas (por ejemplo, 40 horas al mes) para usar según sea necesario, con reglas sobre la acumulación y el traspaso. Un tercer modelo se centra en la gestión continua de campañas, en la que la agencia se encarga de la gestión de anuncios, la producción de contenidos y la elaboración de informes de rendimiento en todos los canales.

El acuerdo explica cómo se solicita, entrega y revisa el trabajo. Normalmente describe el proceso para enviar solicitudes (a través de una herramienta de proyectos como Asana o Trello), los plazos de entrega previstos y cómo se aprueban los entregables. También abarca el seguimiento del tiempo con herramientas como Harvest o Toggl, los ritmos de presupuestación y presentación de informes, y cómo se fijan los precios y se aprueban los cambios de alcance para mantener un proyecto en marcha y evitar sorpresas para ambas partes.

Por qué las agencias y los clientes utilizan contratos de retención

Los acuerdos de retención proporcionan ingresos predecibles para la agencia y acceso garantizado al talento para el cliente. Con un plazo definido, la planificación resulta más fácil, lo que ayuda a la agencia a programar el trabajo de los diseñadores, redactores y especialistas en marketing, y reduce los problemas de personal de última hora. Para los clientes, esto se traduce en una incorporación más rápida, menos trabajo repetitivo de adquisición y la capacidad de incorporar rápidamente a especialistas cuando las campañas requieren aportaciones creativas o estratégicas adicionales.

Otra ventaja clave es la optimización de la planificación y una ejecución más rápida. Dado que los términos, el alcance y los precios ya están establecidos, los equipos pueden empezar a trabajar en cuestión de días, en lugar de semanas. La plantilla también codifica protecciones importantes, como la propiedad de los productos finales, los derechos de uso de los activos, la confidencialidad y las prácticas de seguridad de los datos. Todo ello favorece una relación más fluida y colaborativa, así como mejores resultados para ambas partes a lo largo de un ciclo típico de 12 meses con renovación anual.

¿Por qué es esencial un contrato de retención para las agencias creativas?

A partir de 2025, más agencias creativas confían en acuerdos escritos en lugar de acuerdos informales. Una plantilla de contrato de retención de agencia creativa ayuda a asegurar los ingresos, facilitar la colaboración y proteger a ambas partes. Confiar en cadenas de correos electrónicos o ámbitos ad hoc puede dar lugar a malentendidos, sobrecostes y disputas que descarrilen los proyectos. Al formalizar los términos desde el principio, se alinean las expectativas, se protege la propiedad y se establecen flujos de trabajo predecibles. En esta sección se explican las razones comerciales y legales para utilizar un contrato formal de servicios y cómo este se relaciona con la estabilidad de los ingresos, una colaboración más fluida, menos disputas y mejores resultados creativos.

Para evitar la desviación del alcance y las expectativas desalineadas.

Un acuerdo detallado evita desviaciones del alcance al definir claramente qué se incluye, cuántas revisiones se permiten, cuándo se debe responder y qué desencadena una orden de cambio.

Con un alcance claro, el trabajo diario se mantiene por buen camino. Por ejemplo, una cláusula vaga como «gestionar los materiales de marketing según sea necesario» puede suponer entre 10 y 20 horas adicionales al mes, lo que, a las tarifas habituales de las agencias, de entre 100 y 150 dólares por hora, podría suponer entre 1000 y 3000 dólares de tiempo facturable. Por el contrario, un alcance claro en un contrato de retención podría especificar «3 conceptos de logotipo por trimestre, 5 plantillas sociales por mes, 2 rondas de revisiones por activo y tiempos de respuesta de 48 horas», y cualquier cambio posterior al trabajo incluido requeriría una orden de cambio formal. Esta claridad ayuda al personal a saber qué se considera trabajo incluido y mantiene las expectativas alineadas con el cliente. También facilita la incorporación y reduce los debates durante los periodos de mayor actividad, de modo que los equipos creativos pueden centrarse en los resultados en lugar de en las negociaciones.

Estabilizar los ingresos y la planificación de la capacidad.

Una plantilla de contrato de retención de agencia creativa ofrece ingresos predecibles y un marco claro para planificar la capacidad. Con cuotas mensuales fijas, puede prever los ingresos para los próximos 12 meses y planificar las necesidades de contratación o subcontratación. Por ejemplo, un contrato de 6000 dólares al mes genera unos ingresos anuales de 72 000 dólares, lo que te permite contratar a dos diseñadores y un gestor de proyectos. Esta estabilidad también facilita el establecimiento de objetivos de capacidad trimestrales y evita los periodos de mucho trabajo que sobrecargan a tu equipo.

Dado que la plantilla documenta los términos de renovación y los plazos de pago, usted sabe cuándo se repiten los ingresos y cuándo debe planificar el trabajo de seguimiento o la expansión. En la práctica, esto reduce los picos de personal de última hora y permite traspasos más fluidos entre equipos. En resumen, una plantilla de contrato de retención sólida convierte los proyectos inciertos en cargas de trabajo estables con expectativas más claras para los clientes y su personal.

Para reducir los retrasos en los pagos y las disputas.

Una plantilla de contrato de retención de una agencia creativa debe detallar los procedimientos de facturación, las fechas de vencimiento y los recargos por demora. Por ejemplo, establezca condiciones de pago a 15 o 30 días netos y especifique un recargo mensual del 1,5 % por demora después de la fecha de vencimiento. También debe describir qué ocurre si se retrasa el pago, como pausas temporales en el servicio o la suspensión de nuevos trabajos tras un periodo de gracia definido, y cuándo puede producirse la rescisión por impago.

Las condiciones de facturación claras reducen los conflictos y los ciclos de disputas. Cuando ambas partes saben exactamente cuándo vencen las facturas y qué tarifas se aplican, los equipos dedican menos tiempo a perseguir los pagos y más tiempo a realizar su trabajo. Por el contrario, los acuerdos informales tienden a derivar en desacuerdos sobre los cargos, los horarios y la aceptación de los entregables, lo que ralentiza los proyectos y perjudica las relaciones.

Riesgos de no utilizar un contrato formal de prestación de servicios

Sin un acuerdo por escrito, las agencias se enfrentan a varios riesgos que se pueden evitar. Los clientes pueden esperar un trabajo ilimitado o cambios continuos sin un plan de pago, y la propiedad de los activos creativos puede no estar clara. Además, los límites son más difíciles de hacer cumplir, lo que facilita que el alcance se desvíe y que los proyectos permanezcan abiertos más tiempo del previsto.

Otro gran riesgo es el recurso limitado si un cliente deja de pagar o rescinde el contrato antes de tiempo. Sin un contrato, puede resultarle difícil cobrar honorarios, reclamar trabajos o hacer valer sus derechos sobre los productos entregables. Una plantilla formal también ayuda a proteger la propiedad intelectual, establecer condiciones de rescisión y proporcionar una vía clara para renovaciones o salidas, lo que reduce la ansiedad de ambas partes y favorece relaciones más sanas y duraderas.

Elementos clave que deben incluirse en un contrato de retención de una agencia creativa

Este modelo desglosa todas las secciones estándar que necesitas en un contrato de servicios creativos o de marketing profesional. Le ayuda a cubrir aspectos básicos como los detalles del contrato, el alcance, las tarifas y las protecciones, además de las partes más avanzadas que reducen el riesgo en 2025. Utilice estas plantillas para asegurarse de que no falte nada importante y acelerar las negociaciones con un lenguaje claro y aplicable.

Partes y nombramiento de la agencia

La introducción debe identificar claramente al cliente y a la agencia con sus nombres legales y datos de contacto actuales. Esto establece una base sólida para el resto del acuerdo y evita confusiones si los nombres o las direcciones cambian más adelante.

Incluya una cláusula en la que se designe a la agencia para que preste los servicios creativos o de marketing especificados. Utilice un lenguaje explícito para el nombramiento, como por ejemplo: Por la presente, el Cliente nombra a la Agencia para que preste los Servicios descritos en el presente Acuerdo, a partir del [Fecha de inicio], durante el Plazo aquí establecido. Aclare si el nombramiento es exclusivo o no exclusivo y especifique quién tiene autoridad para aprobar o autorizar acciones en nombre de cada parte, así como quién puede aprobar los gastos relacionados con el trabajo.

Alcance de los servicios

Comience con una descripción clara de los servicios cubiertos por el contrato, incluyendo campañas, trabajo de diseño, creación de contenido, gestión de anuncios, estrategia y consultoría. Esto ayuda a evitar desviaciones del alcance y establece las expectativas sobre lo que cubre la tarifa mensual.

Describa los servicios incluidos, los formatos de entrega, los canales y cualquier trabajo excluido que requiera un acuerdo separado o una orden de cambio. Por ejemplo, podrías especificar: 8 publicaciones en redes sociales al mes, 2 campañas por correo electrónico, 1 optimización de la página de destino, llamadas estratégicas continuas e informes de rendimiento mensuales en PDF. Tenga en cuenta los formatos de entrega (por ejemplo, archivos finales en PNG/JPG, archivos fuente en AI/PSD, informes en PDF) y los canales cubiertos (redes sociales, correo electrónico, anuncios pagados). Indique también que cualquier trabajo que exceda el alcance indicado requiere aprobación por escrito y puede facturarse por separado a la tarifa acordada.

Honorarios de retención, facturación y condiciones de pago

Describa la remuneración de la agencia y cómo funciona la facturación para que ambas partes sepan cuándo y cómo pagar. Comience con la estructura de tarifas y cómo se emiten las facturas, luego explique los métodos de pago y las fechas de vencimiento.

Proporcione ejemplos de estructuras comunes: una tarifa mensual fija, paquetes por niveles o un banco de horas que convierte las horas en un crédito mensual. Especifique cómo y cuándo se emiten las facturas (a menudo mensualmente a mes vencido, el último día hábil), los métodos de pago aceptados (ACH, tarjeta de crédito a través de Bonsai o PayPal) y las condiciones de pago netas (normalmente 15 o 30 días netos). Incluya cualquier depósito inicial o anticipo y cómo se acredita en los servicios continuos. Por último, describa cómo gestionar los cambios en el alcance o las horas que superen el límite, incluyendo los detalles de la tarifa y el proceso para las órdenes de cambio, con el fin de que ambas partes estén de acuerdo en cuanto a los costes y los plazos.

Plazo, renovación y rescisión

Defina la duración del contrato, la fecha de inicio y si se renueva automáticamente. Esto ayuda a ambas partes a planificar a largo plazo, al tiempo que se mantiene la flexibilidad en caso de que cambien las prioridades.

Explique los derechos de rescisión, incluidos los plazos de preaviso, la rescisión por conveniencia frente a la rescisión por causa justificada, y qué ocurre con los pagos pendientes en caso de rescisión. Incluya cómo se gestionan los trabajos en curso y los archivos de los clientes, cómo se transferirán los datos y los activos, y si se ofrece asistencia para la transición tras la finalización del contrato. Un enfoque típico es un plazo inicial de 12 meses con renovación automática por plazos adicionales de 12 meses, a menos que cualquiera de las partes notifique por escrito con 30 días de antelación que no renovará.

Responsabilidades y aprobaciones del cliente

Establezca expectativas para las aportaciones del cliente, como la entrega de activos de marca, el acceso a herramientas o cuentas publicitarias y la provisión de comentarios oportunos. Los plazos para las aprobaciones ayudan a garantizar que el proyecto se mantenga dentro del calendario previsto y que los retrasos no afecten injustamente a la agencia.

Describa las consecuencias de los retrasos, incluyendo cómo los comentarios tardíos alteran el calendario, la pausa de las campañas o la reprogramación. Por ejemplo, puede solicitar a los clientes que respondan en un plazo de 5 días hábiles en el caso de los conceptos creativos y de 7 días hábiles en el caso de las aprobaciones de textos. Incluya una ruta de escalamiento clara en caso de que falten activos o se bloqueen las aprobaciones, y especifique quién es responsable de proporcionar las aprobaciones finales para que las campañas sigan adelante.

Confidencialidad y no divulgación

Proteja a ambas partes con una cláusula de confidencialidad que cubra información sensible, como estrategias de marketing, datos sobre el rendimiento de las campañas y planes de negocio. Esta cláusula debe definir claramente qué es confidencial y las obligaciones para protegerlo.

Describa cómo se debe proteger la información confidencial, cuánto tiempo duran las obligaciones y cualquier divulgación permitida (por ejemplo, a contratistas bajo un acuerdo de confidencialidad o según lo exija la ley). Las condiciones típicas incluyen medidas de protección (garantías razonables), devolución o destrucción de los materiales tras la rescisión y un periodo de confidencialidad de entre 2 y 5 años para la información general, mientras que los secretos comerciales se tratan como obligaciones perpetuas.

Propiedad intelectual y derechos de uso

Explique la propiedad de la obra creativa producida en virtud del contrato de servicios y los derechos concedidos para su uso. Esta sección ayuda a evitar disputas sobre quién es el propietario de qué después de la entrega del trabajo.

Indique quién es el propietario de los productos finales (a menudo el cliente, una vez realizado el pago íntegro) y qué derechos se conceden al cliente (licencia no exclusiva, mundial y perpetua para utilizar el trabajo entregado en su negocio). Aclare si la agencia conserva los derechos para utilizar el trabajo en su cartera o con fines de marketing, y distinga entre archivos de trabajo sin procesar, activos exportados finales y materiales preexistentes. Si procede, aborde las consideraciones relativas al «trabajo por encargo» y si las licencias se extienden a las filiales o subcontratistas.

Resolución de disputas y limitación de responsabilidad

Proporcionar una vía práctica para gestionar las disputas que reduzca el riesgo y evite litigios prolongados y costosos siempre que sea posible.

Describa los procesos de resolución de disputas preferidos (por ejemplo, comenzar con una negociación de buena fe, luego la mediación, seguida del arbitraje según las normas de la AAA, o el tribunal en una jurisdicción específica). Incluya dónde se resolverán las disputas y bajo qué normas se regirán. Para gestionar el riesgo, añada un límite de responsabilidad (por ejemplo, el total de las tarifas pagadas en los últimos seis meses) y excluya los daños indirectos, como el lucro cesante, con excepciones estándar por incumplimiento de la confidencialidad o infracción de la propiedad intelectual. Mantener estos términos sencillos y predecibles ayuda a ambas partes a resolver los problemas rápidamente.

Legislación aplicable y acuerdo completo

Incluya una cláusula sobre la ley aplicable y una cláusula de integración para aclarar cómo debe interpretarse el contrato y qué documentos constituyen el acuerdo completo.

Especifique el estado o país cuyas leyes rigen el contrato, e indique que este documento, incluidos los anexos o adjuntos, constituye el acuerdo completo entre las partes. Incluya una cláusula de separabilidad y una disposición de modificación que establezca que los cambios deben hacerse por escrito y estar firmados. Si tiene anexos (como el Anexo A o B), tenga en cuenta cómo se integran en el contrato principal y considere la posibilidad de añadir una cláusula de orden de precedencia para que el acuerdo principal tenga prioridad sobre los documentos complementarios.

Firmas y ejecución

Explique que el acuerdo solo será vinculante después de que ambas partes lo hayan firmado. Incluya dónde y cómo aparecen las firmas, y qué información debe incluirse para cada firmante.

Proporcione líneas para los nombres, cargos y fechas de cada firmante, y destaque el uso de herramientas de firma electrónica integradas, como Bonsai, para acelerar la aceptación y mantener un registro de auditoría claro. Recomendamos enviar la copia final firmada a ambas partes y almacenarla en una carpeta compartida en la nube para facilitar su consulta durante el compromiso. Esto garantiza que todos tengan un registro verificable de la aprobación y la fecha de entrada en vigor del acuerdo.

Personalización de la plantilla del contrato de servicios de agencia creativa

Convertir una plantilla básica de contrato de retención de agencia creativa en un contrato específico para cada cliente es un proceso sencillo y repetible. Esta guía paso a paso le ayuda a adaptar el documento a cada cliente, combinación de servicios y modelo de precios, con consejos prácticos de redacción que puede reutilizar con todos sus clientes. Una estructura repetible agiliza la incorporación y ayuda a tu agencia a crecer a medida que añades más socios.

Paso 1: Defina su modelo de retención y sus servicios.

El primer paso es elegir el modelo de contrato y definir los servicios exactos que prestará.

Un contrato de marketing de alcance fijo establece una tarifa mensual por un paquete claramente definido, como dos campañas y ocho horas de asistencia en diseño. Los honorarios por horas se cobran por hora con un límite mensual, normalmente de 60 a 80 horas, mientras que los híbridos combinan ambos enfoques. Por ejemplo, puede comenzar con una tarifa mensual básica que cubra las actividades principales y añadir trabajo por horas para proyectos adicionales. A continuación, enumera los servicios que prestarás en el contrato, incluyendo la gestión mensual de anuncios, la planificación del calendario de contenidos, el apoyo al diseño, la elaboración de informes y la redacción de textos publicitarios, e identifica claramente qué elementos son imprescindibles y justifican la cuota recurrente. Mantenga la lista de servicios concisa y fácil de explicar en una propuesta. Sea explícito sobre qué servicios se incluyen cada mes (por ejemplo, 2 campañas, 16 publicaciones en redes sociales, 4 pruebas publicitarias y 2 conceptos de diseño) y qué elementos se pueden ampliar si es necesario. Tener una lista clara de los resultados que se deben obtener también agiliza las renovaciones, ya que ambas partes saben lo que cubre la cuota mensual.

Paso 2: Establecer estructuras de tarifas y normas de pago claras.

El segundo paso consiste en traducir los precios en términos contractuales para que ambas partes sepan qué esperar cada mes.

En 2025, los honorarios básicos por servicios de marketing esenciales suelen oscilar entre los 3000 y los 8000 dólares al mes para clientes pequeños y medianos, mientras que los contratos más importantes pueden alcanzar los 15 000 dólares o más. Defina la tarifa mensual básica, lo que cubre, establezca tarifas por exceso de horas y anote cualquier tarifa de gestión de gastos en medios si se encarga de los anuncios. Por ejemplo, puede cobrar 4500 $ al mes por los servicios principales y facturar las horas extras a 120 $ la hora, con un gasto en medios gestionado al 10 % del gasto total. Aclare los plazos de facturación y pago indicando que las facturas se envían el primer día de cada mes y vencen a los 15 días netos; si el pago se retrasa, el trabajo se detiene después de 5 días y se aplica un recargo mensual del 1,5 % por demora. Asegúrate de que las condiciones de pago sean fáciles de seguir y aplicables para que no haya ambigüedad durante las renovaciones.

Paso 3: Establecer los límites del alcance y el control de cambios.

El tercer paso traza un límite realista en torno al trabajo incluido y establece una ruta sencilla para los cambios.

Establezca un límite mensual que mantenga el trabajo predecible, como dos campañas, cuatro conceptos de diseño y tres rondas de revisión por cada entrega. Estos límites te ayudan a fijar el precio de los anticipos con precisión y evitar sorpresas en el alcance del proyecto. Añade un proceso de cambio sencillo: cuando surjan nuevas iniciativas o cambios estratégicos importantes, documéntalos en una solicitud de cambio y fija su precio fuera del contrato de servicios, utilizando una tarifa por hora o un suplemento fijo. Mantenga un registro de cambios sencillo y solicite la aprobación por escrito del cliente antes de comenzar cualquier trabajo externo. Esta claridad facilita la ampliación de los servicios a muchos clientes sin tener que renegociar cada vez.

Paso 4: Alinear plazos, comunicación y aprobaciones

El cuarto paso establece el ritmo de cómo se realiza el trabajo y quién lo aprueba.

Establezca plazos de entrega y ciclos de revisión claros para crear una cadencia fiable. Por ejemplo, el texto podría entregarse en un plazo de 2 días hábiles y los conceptos de diseño en un plazo de 5 días hábiles, seguido de una llamada mensual para revisar los resultados. Define los canales que usarás para comunicarte, como Slack, correo electrónico y una herramienta de gestión de proyectos como Asana o Trello, para que todos estén en sintonía. Incluya también cómo los retrasos en la aprobación afectan a los plazos; por ejemplo, si se retrasa una aprobación tres días, ajuste el plazo del proyecto en la misma cantidad y anote un acuerdo de nivel de servicio (SLA) de respuesta de 48 horas para mantener el impulso. Estas reglas evitan cuellos de botella y mantienen al cliente y a la agencia alineados cada mes.

Paso 5: Adapta las protecciones legales a tu agencia.

El último paso adapta las protecciones para que se ajusten al riesgo y al alcance del servicio, al tiempo que se mantiene la practicidad de la plantilla.

Adapta las cláusulas de confidencialidad, propiedad intelectual, límites de responsabilidad y rescisión para que se ajusten a tu tolerancia al riesgo y a la naturaleza de tus servicios. En la mayoría de los casos, el cliente es propietario de los productos finales, pero usted puede conceder una licencia para el uso en su portafolio o el uso continuado del trabajo que ya ha sido pagado. Aclare los derechos de rescisión, los plazos de preaviso y qué ocurre con el trabajo en curso cuando finaliza el contrato. Recuerde que, si bien la plantilla del contrato de servicios de marketing proporciona un buen punto de partida, los términos deben adaptarse a su región, y es posible que desee buscar asesoramiento legal para situaciones complejas. Este enfoque garantiza que puedas escalar con confianza mientras proteges a ambas partes.

Comprender la importancia de un contrato de retención con una agencia creativa

Utilizar una propuesta de contrato de retención para conseguir el trabajo y luego convertirla en un contrato de retención firmado establece unas expectativas claras desde el primer día. Cuando las promesas de la propuesta y el contrato coinciden, los clientes se sienten seguros y el proyecto se desarrolla sin sorpresas una vez que comienza el trabajo. Esta sección proporciona pasos prácticos para alinear, presentar y mantener los términos del contrato de retención, de modo que usted y su cliente permanezcan en sintonía.

Para alinear su propuesta, alcance y términos contractuales.

La alineación comienza en la fase de ventas, por lo que el mismo lenguaje se traslada al contrato final.

Utilice una única fuente de información veraz extrayendo los entregables, los plazos y los precios de su plantilla de propuesta de contrato de agencia creativa y transfiriéndolos a la plantilla de contrato de agencia creativa. Describa cada entrega por nombre y resultado, y adjunte un calendario sencillo con los hitos que muestre cuándo vence cada uno de ellos. Alinee la cadencia de las reuniones y la frecuencia de los informes en ambos documentos para que el cliente sepa cuándo tendrá noticias suyas y qué se le entregará cada mes.

Durante la redacción, compare los términos uno por uno para asegurarse de que el alcance, los hitos, los criterios de aceptación y las condiciones de pago coincidan exactamente. Mantenga la coherencia lingüística en secciones como «Entregables», «Calendario» y «Solicitudes de cambio», y establezca un proceso claro para los cambios, de modo que las adiciones o reducciones se realicen mediante una orden de cambio por escrito, en lugar de modificaciones tácitas. Evite añadir nuevas restricciones en la fase contractual que no se hayan discutido durante la venta, ya que podría dar lugar a desacuerdos una vez que comience el trabajo.

Presentar claramente los anticipos a los clientes.

Presente los honorarios en términos favorables para el cliente, centrándose en los resultados en lugar de en las horas.

Destaca resultados como el crecimiento de la marca, la generación de clientes potenciales y la coherencia del contenido, y explica cómo la tarifa mensual fija contribuye a estos objetivos con un calendario de publicación predecible y una optimización continua. Por ejemplo, esboza los resultados esperados, como entre 8 y 12 publicaciones en redes sociales al mes, 2 campañas de correo electrónico por trimestre y un informe de rendimiento mensual para mostrar el progreso y el valor.

Resuma las secciones clave en un lenguaje sencillo cuando explique el acuerdo a los clientes. Ofrezca un resumen ejecutivo de una página que cubra los entregables principales, el calendario y el costo, e incluya una nota sencilla como: «Este anticipo cubre los entregables mensuales y los honorarios». Recibirá un informe mensual y los cambios en el alcance requieren una solicitud por escrito. Este enfoque ayuda a los clientes a comprender lo que están aceptando sin tener que leer un texto lleno de jerga legal.

Mantener y revisar los términos del contrato de retención a lo largo del tiempo.

Las revisiones periódicas ayudan a mantener la relación alineada con las necesidades del cliente y los cambios del mercado.

Explique por qué es importante revisar periódicamente con el cliente el alcance, los honorarios y el rendimiento del contrato de servicios. Proponer una cadencia, como revisiones trimestrales del negocio y conversaciones sobre la renovación entre 60 y 90 días antes de que finalice el contrato, para garantizar actualizaciones oportunas. Esta configuración facilita el ajuste de los servicios ampliados o los cambios de estrategia sin interrumpir el trabajo en curso.

Recomendamos añadir una cláusula o un flujo de trabajo interno para revisar el acuerdo en el momento de la renovación. Utilice una lista de verificación de renovación para iniciar una discusión sobre el precio y el alcance, y asegúrese de que cualquier cambio se refleje por escrito y se firme antes de que comience el nuevo plazo. Un plazo de renovación de entre 60 y 90 días da tiempo a ambas partes para negociar e implementar actualizaciones sin perder el impulso.

La plantilla de contrato de retención de la agencia creativa Bonsai permite crear contratos profesionales rápidamente.

Las agencias creativas suelen manejar múltiples contratos de retención entre clientes, equipos y campañas. Bonsai actúa como sede operativa para todos sus contratos creativos y de marketing, combinando plantillas legalmente válidas con potentes herramientas para crear, reutilizar, realizar un seguimiento y automatizar cada acuerdo, desde la propuesta hasta la renovación. A partir de 2025, Bonsai admitirá la firma electrónica integrada, plantillas, recordatorios y flujos de trabajo automatizados, lo que le proporcionará una única fuente de información veraz que mantendrá los contratos coherentes y alineados con el trabajo de sus clientes.

Las 5 mejores plantillas de contratos de retención para agencias creativas

Comience por configurar un contrato marco en Bonsai que recoja sus condiciones y servicios estándar, de modo que pueda reutilizar una base sólida para cada cliente.

Incluya cláusulas sobre el alcance, las tarifas, la propiedad intelectual, la rescisión y los plazos de preaviso, y guarde todo esto como plantilla. Utilice marcadores de posición para el nombre del cliente y las fechas, y defina niveles de servicio como Estándar, Crecimiento y Premium dentro del mismo modelo para reflejar los diferentes niveles de trabajo. Este enfoque mantiene la coherencia del lenguaje jurídico y le permite adaptar rápidamente el alcance a los diferentes compromisos con los clientes.

Para realizar un seguimiento y gestionar los acuerdos de retención en un solo lugar.

Todas las plantillas y los contratos firmados se encuentran en un lugar centralizado, por lo que tu equipo trabaja a partir de una única fuente de información veraz.

El panel de control de Bonsai muestra el estado de un vistazo (borrador, enviado, visto y firmado), para que siempre sepa en qué fase se encuentra cada contrato. Los recordatorios de renovaciones y los plazos de preaviso se centralizan aquí, con valores predeterminados como 60 días antes de la fecha de vencimiento y ajustes por cliente según sea necesario. Además, todos los contratos se adjuntan al registro del cliente correspondiente y a los proyectos relacionados, lo que le permite disponer de un historial completo en un solo lugar.

Para automatizar aprobaciones, notificaciones y flujos de trabajo posteriores.

La automatización puede gestionar aprobaciones, notificaciones y flujos de trabajo posteriores para reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas y minimizar los errores. En Bonsai, puedes configurar quién aprueba, añadir reglas y ver un registro de auditoría.

Las automatizaciones clave incluyen el envío de contratos para su firma electrónica, alertas cuando un cliente los ve o firma, y la activación de la creación de proyectos una vez que se ejecuta el acuerdo. También puede configurar la facturación automática según el calendario acordado, de modo que la facturación se realice con la misma periodicidad que el anticipo. Esto reduce los errores de facturación, ayuda a pronosticar los ingresos y mantiene al equipo alineado con los términos acordados desde el primer día.