Gestión de proyectos Kanban: todo lo que necesitas saber

La gestión de proyectos Kanban es una forma de que los equipos trabajen de manera más eficiente centrándose en señales visuales y límites de trabajo en curso. Ayuda a los equipos a identificar problemas rápidamente y a entregar trabajos de alta calidad con mayor rapidez. Si quieres mejorar el flujo de trabajo de tu equipo y ser más productivo, puede que te interese probar la gestión de proyectos Kanban.

Si estás buscando una forma mejor de gestionar el trabajo de tu equipo y mejorar la productividad, sigue leyendo. Una vez que te registres, te mostraremos cómo configurar un tablero Kanban y te daremos consejos para empezar.

¿Qué es la gestión de proyectos Kanban?

La metodología Kanban es un proceso flexible para gestionar el trabajo, pero coordinar todas las partes móviles puede resultar complicado. Por eso es fundamental establecer una oficina de gestión de proyectos sólida. De esta manera, podrás facilitar un flujo de trabajo más eficiente y aumentar la productividad general en la gestión de proyectos Kanban.

La gestión de proyectos Kanban es una metodología que ayuda a mejorar la productividad mediante la visualización del flujo de trabajo para identificar y eliminar los cuellos de botella. Funciona según el principio de entrega «justo a tiempo», en el que los elementos de trabajo se extraen del flujo de trabajo solo cuando es necesario, lo que reduce el desperdicio y maximiza la eficiencia.

El enfoque Kanban utiliza un tablero con columnas que representan cada etapa del proceso, y los elementos de trabajo se representan mediante tarjetas que se mueven a lo largo del flujo de trabajo de izquierda a derecha. Esto proporciona una visión en tiempo real del flujo de trabajo, lo que permite a los equipos identificar rápidamente cualquier problema y tomar medidas correctivas.

La gestión de proyectos Kanban ganó popularidad en la década de 2000 debido a su capacidad para ayudar a los equipos a entregar trabajos de alta calidad más rápidamente. Originalmente fue desarrollado por Toyota para mejorar la eficiencia en la fabricación, pero ahora se utiliza ampliamente en muchos sectores, como el desarrollo de software, el marketing y la asistencia sanitaria.

Los puntos de compromiso y los puntos de entrega también se utilizan para establecer límites claros para cada etapa del flujo de trabajo. Los puntos de compromiso indican cuándo se incorporarán los elementos de trabajo al flujo de trabajo, mientras que los puntos de entrega indican cuándo los elementos de trabajo están completos y listos para su entrega. Esto ayuda a garantizar que cada etapa del flujo de trabajo se complete a tiempo y con el nivel de calidad requerido.

¿Cuáles son los 5 elementos del kanban?

Señales visuales

En lo que respecta a la gestión de proyectos Kanban, el uso de señales visuales es un elemento clave. Las señales visuales pueden adoptar muchas formas, como tarjetas de colores, pizarras digitales o incluso señales físicas, y su objetivo principal es ayudar a los miembros del equipo a comprender el trabajo que hay que realizar y cuándo. Mediante el uso de señales visuales, todos los miembros de tu equipo pueden ver fácilmente el estado de cada tarea e identificar cualquier problema que pueda surgir.

Columnas Kanban

Otro elemento importante de Kanban es el uso de columnas. Normalmente se organizan en un tablero físico o digital y se utilizan para estructurar el flujo de trabajo. Cada columna representa una etapa diferente del proceso, como «Por hacer», «En curso» y «Hecho». A medida que avanza el trabajo, las tareas se mueven a través de las columnas para reflejar su estado actual. El propósito de utilizar columnas es proporcionar una estructura clara para el trabajo que se está realizando y garantizar que todos los miembros del equipo estén en sintonía con respecto al estado actual de cada tarea.

Límites de trabajo en curso (WIP)

Es posible que hayas oído antes la frase «menos es más», y eso también se aplica al Kanban. Los límites WIP son el número máximo de tareas en las que un equipo puede trabajar en un momento dado. Estos límites garantizan que tu equipo solo asuma una pequeña cantidad de trabajo y no se vea abrumado. Al limitar el trabajo en curso, puedes centrarte en completar las tareas de forma más eficiente y eficaz.

Un punto de compromiso

Un punto de compromiso es cuando el equipo acuerda completar una tarea. Suele ser cuando la tarea pasa de la columna «pendientes» a la columna «en curso». Tener un punto de compromiso genera responsabilidad y transparencia dentro de tu equipo. Todo el mundo sabe lo que hay que hacer y cuándo hay que hacerlo, lo que ayuda a evitar malentendidos. También puede ayudarte a gestionar mejor tu carga de trabajo.

Punto de entrega

Este es el punto final del flujo de trabajo en el que se entrega al cliente el producto o servicio terminado. El punto de entrega es el destino final del trabajo que se está siguiendo a través del sistema Kanban. Al visualizar el punto de entrega, su equipo puede ver el resultado final de su trabajo y asegurarse de que cumple con las expectativas del cliente. Esto ayuda a crear un sentido de pertenencia y responsabilidad entre los miembros del equipo y los anima a trabajar para ofrecer productos o servicios de alta calidad.

¿Cómo se distribuyen los Kanban?

Ahora que sabemos qué es la gestión de proyectos Kanban, hablemos de cómo se estructura. El tablero es la pieza central del sistema Kanban, y es donde se visualizan todas las tareas. Cada tablero es diferente, pero todos siguen la misma estructura básica. A continuación se muestra cómo se organiza el kanban:

Tablero Kanban

El tablero Kanban es una herramienta que ayuda a los equipos a visualizar su flujo de trabajo. Está compuesto por columnas que representan las diferentes etapas del trabajo. Por ejemplo, podrías tener una columna «pendientes», una columna «en curso» y una columna «hecho». Puedes personalizar las columnas para adaptarlas a las necesidades específicas de tu equipo, y el tablero puede ser físico o digital, dependiendo de lo que mejor te convenga.

Lista Kanban

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Dentro de cada columna, las tareas se organizan en listas. Cada lista representa un tipo específico de trabajo. Por ejemplo, puede tener una lista para errores, una lista para funciones y una lista para mejoras. La ventaja de organizar las tareas en listas es que facilita ver lo que hay que hacer y qué tipo de trabajo hay que priorizar. Al agrupar tareas similares, los equipos pueden trabajar de forma más eficiente y eficaz.

Tarjetas Kanban

Cada tarea está representada por una tarjeta que contiene información importante sobre la tarea, como el nombre, la descripción, la fecha de vencimiento y la persona asignada. La ventaja de utilizar tarjetas es que facilita el traslado de tareas entre columnas y listas. Además, los miembros del equipo pueden ver fácilmente quién está trabajando en qué y qué es lo que viene a continuación. Las tarjetas también proporcionan una visión general rápida de cada tarea, lo que facilita el seguimiento del progreso y garantiza que el trabajo se complete a tiempo.

El tablero, las columnas, las listas y las tarjetas funcionan conjuntamente para crear una representación visual del flujo de trabajo de tu equipo. Es una forma sencilla pero eficaz de gestionar tareas y estar al tanto del progreso de tu equipo. Si aún no utiliza Kanban, quizá valga la pena considerarlo para su próximo proyecto.

¿Cómo empezar a utilizar los tableros Kanban?

Si te interesa utilizar tableros Kanban para tu proyecto, estás en el lugar adecuado. Hablemos de cómo empezar.

La metodología Kanban consiste en visualizar el flujo de trabajo y limitar el trabajo en curso para mejorar la eficiencia. El primer paso es crear un tablero que represente tu flujo de trabajo. Esto se puede hacer utilizando una pizarra física, como una pizarra blanca, o una herramienta digital.

A continuación, querrás crear columnas que representen las diferentes etapas de tu flujo de trabajo. Por ejemplo, podrías tener columnas para «pendiente», «en curso» y «hecho». A continuación, puedes crear tarjetas para cada tarea que deba completarse y moverlas por las columnas a medida que avanzan.

La belleza de Kanban es que se trata de una metodología flexible que se puede adaptar a las necesidades específicas de tu equipo. Puedes personalizar las columnas, crear diferentes listas dentro de cada columna y utilizar tarjetas de diferentes colores para representar diferentes tipos de trabajo.

Empieza con el bonsái

En el ámbito de la gestión de proyectos Kanban, la eficiencia es primordial. Un método que ha demostrado ser muy eficaz es el uso de software de gestión de operaciones para optimizar los procesos y eliminar obstáculos. Este enfoque garantiza que las tareas se realicen de manera oportuna y organizada.

Si quieres probar la gestión de proyectos Kanban, Bonsai es un buen punto de partida.

Bonsai es una herramienta que te ayuda a crear y gestionar tableros Kanban. Es fácil de usar y no se necesitan habilidades especiales ni conocimientos técnicos.

Una de las grandes ventajas del bonsái es su flexibilidad. Puedes personalizar tu tablero para que se adapte al flujo de trabajo de tu equipo. Puedes añadir columnas, cambiar los colores de las tarjetas y crear etiquetas personalizadas. Bonsai también tiene funciones útiles como límites WIP, análisis y seguimiento del tiempo. Estas funciones te ayudan a estar al tanto del progreso de tu equipo y a asegurarte de que estás cumpliendo tus objetivos. Prueba Bonsai y regístrate para obtener una prueba gratuita de 7 días.

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